浜松市議会 2021-03-10 03月10日－04号
公文書管理については、平成30年５月定例会の代表質問にて斉藤晴明議員が質問しておりますが、答弁では、歴史的公文書を含めた各課保存文書量調査、必要保管スペースの見積り、歴史的公文書の市民提供手法、文書保存年限適切化、公文書館の機能を備えた施設の設置などを検討するとのことでした。 そこで、以下２点について伺います。
公文書管理については、平成30年５月定例会の代表質問にて斉藤晴明議員が質問しておりますが、答弁では、歴史的公文書を含めた各課保存文書量調査、必要保管スペースの見積り、歴史的公文書の市民提供手法、文書保存年限適切化、公文書館の機能を備えた施設の設置などを検討するとのことでした。 そこで、以下２点について伺います。
日によって送達する文書の多寡はあるが、委託料は年額で設定し、送達する文書量によって変更することはないとの答弁がありました。 次に、同じく債務負担行為に計上のＥＰカートリッジ購入経費について、当局から、全庁で同一の型番のレーザープリンターを723台配備しているが、全庁分のＥＰカートリッジを一括して調達することで、コストの削減、調達事務の省力化を図るものであるとの説明がありました。
それから対応策といたしましてですけれども、文書量の削減という点では、電子化ではありませんが、マイクロフィルムに撮るということも必要かと思います。こちらのほうは長期保存が可能であるということと、原本性が保たれるという利点がございます。それにつきましては、導入している自治体もあるということで聞き及んでおります。 以上でございます。 ○議長（大石節雄議員） 杉野議員。
その依頼事項の中で最も多かったものが、回覧等の行政文書の配布であったため、今年度から全庁的に行政文書量の削減に取り組んでおります。 具体的には広報紙に掲載した記事は、重ねて行政文書として配布しないことを徹底した結果、４月から11月までの期間で前年に比べ約25％削減いたしました。
こういった文書量が減ってしまうという、そうした問題の解消もできます。それによって、より詳細な文書の作成等が可能になるのではないかなと、こういうような意見も頂いております。
町内会、自治会からの反応についてですけれども、この交付金の減額につきまして、複数回の説明をさせていただいた中で、意見としましては、文書量を根拠に削減するならば、広報紙のページの増加分も考慮すべきであるとか、当初３割の削減を冒頭で盛っていたものですから、その３割削減となると、自治会によっては運営費が大変厳しくなってしまうという意見もございました。
もう１つ、マイクロフィルムに投影することにより、効果的といいますか、効率的な事務運営が期待される文書ですけれど、こちらについては、例えば道路境界線確定立ち会いのつづりであったり、あるいは建築確認概要書など、文書量が多くて活用頻度の高い文書についてもマイクロフィルム化をしています。ですので、業務上活用しやすくしているということです。
◎総務部長（若山克 君）ご指摘のとおり、課の大きさも違いますので、取り扱う文書量も当然違ってきますけれども、今のところ特に問題は生じておりません。特に文書取扱主任というのは、各課の課長の文書事務を補佐するということになりまして、あくまで責任は課長が負っているということになりますし、文書の審査を初めとして課における文書取り扱いに関する指導的な役割を発揮してもらうのが文書取扱主任。
その文書量でありますが、市制施行関係で50、昭和30年代の合併に係る資料で約30ほどございます。 次に、これら文書の利用請求についてでありますが、市民からの開示請求はございません。
また、２年を過ぎますと、文書を整理し、保存することになりますが、平成19年度分の文書で申し上げますと、保存文書箱にしまして250箱の文書量となり、書庫に保管したところでございます。 書庫の保管スペースにつきましては、１階の耐火書庫と２階の書庫に、保存箱にして約2,100個分のスペースがございまして、現在の空きスペースは約70個分でございます。
本庁舎及び各支所で廃棄された文書量は13トンに達しました。今後、ふえる文書を保管する場所の確保が重要課題であります。 ７月23日に、平成19年度伊豆の国市新規職員採用試験を三島北高校で行いました。採用予定人員は一般事務職２名、保健師１名で公募しており、９月中には論文、筆記及び面接試験を経て合格者を決定する予定であります。
紙の使用につきましては、経費節減の観点から、コピー使用の適正化、両面印刷の推奨、古紙の裏面の再利用、庁内ＬＡＮの利用による紙文書の通知・回覧の省略など減量に努めているところでありますが、権限移譲や新たな行政需要に伴い年々増加する事務事業や、合併協議、総合計画策定などの各年度における全庁的な事業による文書量の増加要因もあり、なかなか大幅な減量化は難しいという状況にあります。
町といたしましては、従来から行政事務の効率化のために、文書管理の適正化に努めてきたところでありますが、行政需要の増大や多様化と相まって、作成、保管する文書量が年々増加しております。こうした中で、まず、本年10月に職員の検討組織として文書管理改善推進委員会を設置し、文書等の減量化と管理のあり方について、研究、調査を進めております。
こうしたことにどう対応するかということでございますが、現庁舎の有効活用を図るために、まず組織の効率的な配置や事務室の活用を初めといたしまして、文書量の削減－－文書がかなり場所を占めておりますからどう削減するかという問題、かなり合理化で努力はしておりますが、絶対量がふえていくということになりますと、どういうふうにするかという問題があろうかと思いますし、これにもそういった意味からいって限界が当然出てまいりますので
また、文書量の半減を目指すため文書のかがみ文等を省く「ハーフ運動」の推進もお願いしているところでございます。 ２点目は、諸会議の精選と会議時間の短縮についてでございます。